Astuces TIC en bibli

chaque mardi, une astuce pour vous faciliter le numérique

Doodle : organiser un évènement avec plusieurs participants

4 Commentaires

Aujourd’hui, découvrons ensemble un outil en ligne très simple pour aider à choisir la date d’un évènement, lorsque de multiples participants sont impliqués.

J’ai une réunion à organiser avec plusieurs participants, comment choisir la date et le lieu sans passer quinze coups de fil ou échanger cinquante mails ? Doodle est l’outil qu’il me faut.

Qu’est-ce que Doodle ?

C’est un site web, gratuit, accessible sans inscription, qui permet à l’organisateur de créer un tableau à choix multiples. Ensuite, il transmet le lien aux participants qui peuvent remplir le tableau en fonction de ses disponibilités.

Exemple :

Sans titre 1

Ici, l’organisateur a choisi sept créneaux, répartis sur plusieurs jours et heures. Les participants ont ensuite indiqué leurs disponibilités (oui, oui si nécessaire, non). Le tableau permet de voir très facilement quel créneau est le plus adapté.

A tout moment, l’organisateur peut rajouter des créneaux, et les participants peuvent modifier ou supprimer leur contribution.

Doodle est un outil d’aide à l’organisation, mais n’est pas un agenda partagé : une fois la date choisie par l’organisateur, il lui faudra tout de même prévenir les participants et entrer le rendez-vous dans son agenda électronique (Outlook, Google…) ou papier.

Comment créer mon doodle ?

  1. Je me rends sur le site doodle.com.
  2. Je clique sur le bouton Planifier un évènement.
    .
    Sans titre 2
  3. Je renseigne un titre et un descriptif afin que mes invités repèrent facilement de quoi il s’agit.Sans titre 3
    Je dois renseigner mon adresse mail : cela me permet d’être alerté lorsqu’un invité répond à mon évènement.
  4. Je clique sur Continuer.
  5. Je sélectionne dans le calendrier les jours qui m’intéressent, en cliquant dessus.
    Sans titre 4
    Si je veux finalement supprimer un jour, je clique sur le logo poubelle.
    Sans titre 5
  6. Je clique sur Continuer.
  7. Je rentre les heures de début des créneaux qui m’intéressent.
    Sans titre 6
    Je peux taper 13h00 ou 13:00 ou 13 , ou encore 13h46.
    Le lien Ajouter des champs horaires supplémentaires me permet d’ajouter plus de créneaux si je le souhaite, le lien Copier et coller la première ligne me permet de dupliquer les horaires que j’ai fixé sur la première ligne.
  8. Je clique sur Continuer.
  9. Avant de valider mon évènement, je peux éventuellement choisir des paramètres spécifiques. Je clique sur le lien Paramètres pour les afficher.
    Sans titre 7
    L’option la plus utile est l’ajout d’un champ "si nécessaire".Sans titre 8
  10. Je clique sur Continuer.
  11. Je clique sur Terminer.
  12. Je peux à présent partager le lien à mes invités, par exemple en leur envoyant un e-mail. Pour consulter mon sondage, je clique sur le lien.
    .
    Sans titre 9
  13. Je reçois par mail le lien d’administration du sondage, qui me permet d’aller éventuellement modifier les dates ou les paramètres. Je ne communique pas ce lien à mes invités.
    .
    Sans titre 15
  14. Je reçois également un mail lorsque des invités répondent à mon sondage.

Et pour participer au sondage ?

  1. Les invités accèdent à la page du sondage en cliquant sur le lien envoyé par l’organisateur.
  2. Une fois sur le tableau, j’entre mon nom et je sélectionne mes disponibilités pour chaque créneau.
    Sans titre 19
    Si le sondage est de type Oui/Non, ce sont des cases à cocher.Sans titre 11
    Si le sondage est de type Oui/Oui si nécessaire/Non, je clique sur les mots pour les sélectionner.
  3. Je clique sur Enregistrer pour valider mes choix.
  4. Je clique sur Revenir au sondage pour vérifier mes choix.
    Sans titre 12
  5. A tout moment, je peux modifier ou supprimer ma contribution : je passe la souris sur mon nom, et les boutons poubelle (supprimer) et crayon (modifier) apparaissent.
    Sans titre 13
    Si mes disponibilités changent finalement, je peux donc en avertir l’organisateur en modifiant ma ligne.
    Attention ! Chaque personne peut modifier ou supprimer les lignes des autres participants. Il convient donc de ne pas faire de bêtises.
  6. En dessous du tableau, je peux ajouter des commentaires.Sans titre 14

D’autres utilisations de Doodle

L’outil Doodle est initialement prévu pour préparer des créneaux horaires. Mais je peux également l’utiliser pour proposer d’autres types de choix.

  1. Pour cela, lors de la création de mon sondage, au moment du choix des dates dans le calendrier, je clique sur le lien Texte libre en haut à droite.
    .Sans titre 16
  2. Je peux alors entrer le texte souhaité dans les champs.
    .
    Sans titre 17
  3. Une fois validé, le sondage propose les options de mon choix.Sans titre 18
    Sans titre 20

A vous les joies de l’organisation d’évènements ! Attention, on devient vite accro  à Doodle, on ne peut plus s’en passer ;)

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à commenter cet article.

4 réflexions sur “Doodle : organiser un évènement avec plusieurs participants

  1. Alors là c’est Béatrice qui va être contente;)

  2. je suis surpris que vous mettiez en avant ce système "dominant" alors qu’il existe des alternatives "libres", voir ça par exemple : http://papilio.niadomo.net/ ou ça : http://libresavous.org/doc/creer-un-rendez-vous-avec-studs/ ou : http://fr.surveymonkey.com/ et encore : http://nuages.domainepublic.net/

  3. que ne parlez-vous non plus de Framadate qui permet d’organiser des rendez-vous simplement, et librement ! http://www.framadate.org/

  4. 1/je souhaiterais savoir comment faire pour éviter de retaper les adresses mails qui sont toujours les mêmes pour une réunion qui a eu lieu tous les mois ou tous les deux mois.
    2/et comment leur dire que c’est OK pour la date qui convient le mieux à tout le monde

    Merci pour votre réponse.
    Cordialement.

    Muriel

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s

Suivre

Recevez les nouvelles publications par mail.

Rejoignez 82 autres abonnés