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Créer un modèle de mail dans Outlook

1 commentaire

Lorsque je dois envoyer des mails similaires très régulièrement, je peux créer un modèle de mail pré-écrit pour gagner du temps.

Qu’est-ce que c’est ?

Le modèle de mail est en fait un mail pré-rempli, que je vais préparer en fonction de mes besoins. Par la suite, il me suffira d’ouvrir ce mail préparé, de rajouter les informations variables ainsi que le destinataire, et de l’envoyer.

Cela me permet à la fois de gagner du temps sur des courriers similaires et répétitifs (je ne réécris pas le même texte à chaque fois) et d’harmoniser ces courriers.

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A vérifier au préalable

Avant de pouvoir créer un modèle, une petite option est à désactiver dans Outlook.

  1. Je clique sur le menu Outils, puis Options
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  2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, je choisis l’onglet Format du courrier.
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  3. Je décoche l’option Utiliser Microsoft Word pour modifier des messages électroniques.
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  4. Je valide en cliquant sur OK.

Je pourrai réactiver cette option à la fin de l’opération, mais pour la création d’un nouveau modèle, il est important qu’elle soit décochée.

Créer un nouveau modèle

  1. Dans Outlook, j’ouvre un mail vierge en cliquant sur le bouton Nouveau.
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  2. Je rédige mon modèle de mail. Je pense à mettre un objet clair et compréhensible, je laisse de la place pour les parties variables. Je ne mets pas d’expéditeur, sauf s’il est toujours le même. Si j’ai un système de signature automatique, je supprime la signature du contenu du mail.
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  3. Je clique sur le menu Fichier, puis Enregistrer sous
  4. Dans la fenêtre qui s’ouvre, je modifie le type de fichier je choisis Modèle Outlook (.oft).
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  5. Je valide en cliquant sur Enregistrer.
  6. De retour sur mon mail, je le ferme en cliquant sur la croix en haut à droite. Outlook me demande si je souhaite l’enregistrer, je réponds Non.

Utiliser un modèle

  1. Pour utiliser mon modèle, je clique sur le menu Outils, puis Formulaires, puis Choisir un formulaire
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  2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, je clique sur la liste déroulante Regarder dans et je choisis Modèles dans le fichier système.
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  3. Les modèles que j’ai créés apparaissent alors. Je choisis celui qui m’intéresse et je clique sur Ouvrir.
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  4. Le mail préparé s’affiche : je n’ai plus qu’à remplir les parties variables, ajouter un destinataire, et l’envoyer.

Cette méthode pour aller chercher un modèle n’est pas très pratique : c’est pourquoi je peux également créer des raccourcis pour aller plus vite, voici comment.

Créer des raccourcis

  1. Dans le volet de gauche d’Outlook, je peux cliquer sur le bouton Raccourci, qui ouvre alors le volet des raccourcis.
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  2. Ce volet est probablement presque vide pour l’instant. Je clique sur Ajouter un nouveau groupe.
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  3. J’entre un nom, par exemple « Modèles de mails ». J’appuie sur la touche Entrée.
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  4. Je clique sur le menu Outils, puis Formulaires, puis Choisir un formulaire… et je choisis Modèles dans le fichier système. Au dessous de la liste déroulante s’affiche l’adresse d’un dossier, qui se termine probablement par Application Data\Microsoft\Templates.
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  5. J’ouvre le navigateur de fichiers, par exemple avec le raccourci Windows+E.
  6. En navigant dans le volet de gauche, je vais chercher le dossier indiqué par l’adresse. J’y retrouve mes modèles.
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  7. Je reviens dans Outlook, je ferme la fenêtre Formulaire, et je vérifie que le volet Raccourcis est toujours affiché.
  8. Dans l’exporateur de fichiers, je sélectionne un ou plusieurs modèles. En maintenant le bouton de la souris appuyée, je les fais glisser jusqu’à la barre des tâches, sur le bouton d’Outlook. Souris toujours appuyée, je vais jusqu’à mon groupe « Modèles de mails » et je relâche la souris.
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  9. Mon modèle est à présent dans les raccourcis. Il me suffit d’un clic sur son nom pour ouvrir le mail, le remplir et l’envoyer.
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Une réflexion sur “Créer un modèle de mail dans Outlook

  1. Merci bien La je crains que a soit un peu compliqu pour certains collgues et que tu soit oblige d’aller sur le terrain pour les aider le faire, ce qui leur ferait gagner beaucoup de temps.

    D’autre part j’ai trouv encore plein de notices sans exes dans le CAT ENCORE, j’en ai parl avec Thierry Ferchaud(je djeuner avec lui et d’autres collgues des CL tous les mercredis midis, et il dit que lorsqu’on dsherbe le dernier exe d’une notice on doit masquer la notice au CAT! peux-tu voir avec Anne si cette procdure finale est connue de tous et nous redonner les consignes. Et aussi il pense, il me semble, que vous pouvez crer un programme qui nettoie toutes les notices sans exe….je dis bien il me semble car ce midi j’ai bien cout mais pas not et j’avais trop de choses penser!! A revrifier donc!! si j’ai du nouveau je te le dis et toi aussi… Merci bien Bonne journe

    Marikat

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