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Créer un modèle de mail avec Outlook 2010

3 Commentaires

Lorsque je dois envoyer des mails similaires très régulièrement, je peux créer un modèle de mail pré-écrit pour gagner du temps.

Une première astuce avait été réalisée pour Outlook 2003. Après la migration de nos suites Office, voici la nouvelle version pour Outlook 2010.

Vous trouverez dans cette astuce une explication des modèles de mails, une méthode pour créer un modèle, utiliser un modèle et enfin retrouver ses anciens modèles.

Qu’est-ce que c’est ?

Le modèle de mail est en fait un mail pré-rempli, que je vais préparer en fonction de mes besoins. Par la suite, il me suffira d’ouvrir ce mail préparé, de rajouter les informations variables ainsi que le destinataire, et de l’envoyer.

Cela me permet à la fois de gagner du temps sur des courriers similaires et répétitifs (je ne réécris pas le même texte à chaque fois) et d’harmoniser ces courriers.

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Créer un nouveau modèle

  1. Dans Outlook, j’ouvre un mail vierge en cliquant sur le bouton Nouveau.
  2. Je rédige mon modèle de mail. Je pense à mettre un objet clair et compréhensible, je laisse de la place pour les parties variables. Je ne mets pas d’expéditeur, sauf s’il est toujours le même. Si j’ai un système de signature automatique, je supprime la signature du contenu du mail.
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  3. Je clique sur le volet Fichier, puis Enregistrer sous
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  4. Dans la fenêtre qui s’ouvre, je modifie le type de fichier je choisis Modèle Outlook (.oft). Je ne change pas l’emplacement du fichier (Templates).
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  5. Je valide en cliquant sur Enregistrer.
  6. De retour sur mon mail, je le ferme en cliquant sur la croix en haut à droite. Outlook me demande si je souhaite l’enregistrer, je réponds Non.

Utiliser un modèle

  1. Pour utiliser mon modèle, je dois d’abord afficher un ruban qui n’est pas affiché par défaut dans Outlook : le ruban Développeur. (pas de panique ! ce n’est pas pour ça qu’on va se mettre à faire des choses compliquées🙂 ) Je choisis le volet Fichier, puis Options, puis Personnaliser le ruban.
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  2. Je coche la case Développeur, et je valide avec OK.
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  3. Je retrouve à présent le volet Développeur à la suite des autres.
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  4. Je clique sur le bouton Choisir un formulaire.
  5. Une fenêtre s’affiche, dans le premier menu déroulant, je choisis Modèles dans le fichier système.
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  6. Les modèles que j’ai créés apparaissent alors. Je choisis celui qui m’intéresse et je clique sur Ouvrir.
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  7. Le mail préparé s’affiche : je n’ai plus qu’à remplir les parties variables, ajouter un destinataire, et l’envoyer.

Retrouver mes anciens modèles

Mes anciens modèles n’ont pas disparu, je peux les retrouver dans Développeur, puis Choisir un formulaire, puis Modèles dans le fichier système.

Ils sont également restés dans le volet Raccourci, mais en double-cliquant dessus, Outlook 2010 affiche un message d’alerte.

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Je peux cliquer sur Oui, puis dans la fenêtre suivante, sur Ouvrir, et cela fonctionne comme avant. Pourquoi Outlook a-t-il peur de ses propres fichiers, c’est un mystère…🙂 Du coup, le système de raccourcis n’est plus aussi efficace qu’avant, mais on peut toujours s’en servir.

3 réflexions sur “Créer un modèle de mail avec Outlook 2010

  1. Merci bien m’dame…on va essayer a ds lundi;) Marikat ________________________________________

  2. Merci Excellent tuto !
    Je ne savais pas pour l’onglet développeur : vraiment intéressant !
    Je me suis permis de mettre un lien vers votre article sur mon blog.
    http://email-facile.blogspot.fr/2014/01/creer-un-modele-de-mail-avec-outlook.html
    @+

  3. BONJOUR

    je n’ai pas choisir un formulaire j’ai modifier. créer publier
    merci de votre aide

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