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Faire un lien vers un fichier ou un dossier du réseau dans un mail

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Je peux mettre un fichier en pièce jointe dans un mail, mais je peux aussi faire un lien directement vers le fichier rangé sur le réseau. C’est tout simple.

C’est quoi la différence ?

Si j’envoie un fichier en pièce jointe, j’envoie en fait une copie de mon fichier original que le destinataire recevra. Cependant, comme nous travaillons sur un réseau avec des dossiers partagés par tous (C-BM), si je souhaite que le destinataire aie accès au fichier initial, et puisse par exemple le modifier directement, il est préférable de faire un lien.

Je peux également faire un lien vers un dossier, par exemple pour indiquer à mon interlocuteur « tu trouveras tous les documents ici ».

Bien entendu, cela ne fonctionne qu’avec les personnes qui ont accès à notre réseau. Pour les partenaires extérieurs, la pièce jointe s’impose. Il faut aussi veiller à ce que le destinataire aie accès au dossier (exemple du dossier Administration ou Cadres qui ne sont pas consultables par tous).

Comment faire ?

  1. J’écris le contenu de mon mail. Je sélectionne le mot ou la phrase sur lequel je veux placer le lien.
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  2. Je choisis le volet Insertion, puis le bouton Lien hypertexte.
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  3. Une fenêtre s’ouvre : c’est dans cette arborescence que je vais aller chercher le fichier ou le dossier voulu.
  4. Pour remonter d’un niveau dans l’arborescence, afin d’accéder aux dossiers plus hauts, je clique sur le bouton remonter.
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  5. Pour accéder directement au Bureau, ou au Poste de travail, ou aux autres lecteurs, je peux utiliser la liste déroulante.
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  6. Lorsque j’ai trouvé le fichier (ou le dossier) voulu, je clique dessus. Son adresse s’affiche en dessous.
    Sans titre 5
  7. Je clique sur OK. Le lien est alors appliqué sur ma portion de texte !
    Sans titre 6
  8. Pour enlever un lien, il suffit de faire un clic-droit dessus et de choisir Supprimer le lien hypertexte.
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