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Répondre à une invitation de réunion Outlook

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Un collègue organise une réunion et vous envoie une invitation via le calendrier Outlook ? Voici comment accepter ou refuser.

Cette astuce se base sur le webmail Outlook, mais fonctionne de la même façon sur le logiciel Outlook 2010.

Une invitation Outlook est un évènement centralisé qui va s’afficher dans le calendrier de chacun des participants. Il permet à l’organisateur de demander confirmation aux participants, d’indiquer toutes les informations nécessaires, et éventuellement de les modifier en cours de route.

Lorsque l’on m’envoie une invitation, l’alerte est affichée dans ma messagerie, comme un mail normal. Mais en l’ouvrant, il y a certains boutons en plus.
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Je dispose de trois possibilités : accepter l’invitation, donner une réponse provisoire ou refuser. Je peux également aller consulter mon calendrier pour vérifier ma disponibilité.
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D’autre part, je peux choisir d’envoyer ou non une réponse. Cela se traduit par un mail automatique envoyé à l’organisateur de la réunion pour le prévenir de ma réponse. Je peux choisir de l’envoyer directement, de l’envoyer en ajoutant un commentaire, ou de ne pas l’envoyer.
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En résumé, pour répondre à une invitation Outlook :

  1. je vérifie ma disponibilité à cette date
  2. je choisis le mode de réponse (généralement « envoyer la réponse maintenant »)
  3. je clique sur le bouton de mon choix

Si j’ai choisi l’option « modifier la réponse », Outlook ouvre alors un mail dans lequel je peux ajouter un commentaire, avant de cliquer sur Envoyer.
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Modifier ma réponse

Si jamais je dois modifier ma réponse, je me rends dans le calendrier, je retrouve la réunion et je clique sur son titre.
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J’ai alors de nouveau accès aux boutons pour accepter ou refuser.
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Conclusion : lorsqu’on vous envoie une invitation, même si vous ne pouvez pas participer, n’oubliez pas d’envoyer une réponse !🙂

Une réflexion sur “Répondre à une invitation de réunion Outlook

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